Thủ Thuật Văn Phòng

Khi thực hiện copy biểu đồ từ Excel sang Power Point thì sẽ hình thành một liên kết giữa file Power Point và Excel nên khi di chuyển file Power Point sang một máy tính khác sẽ dễ xảy ra lỗi hiển thị số liệu. Vì vậy sau đây tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách xóa liên kết giữa Power Point và Excel cũng như các ứng dụng khác (nếu có) để tránh các lỗi phát sinh khi di chuyển file Power Point.

 Để thực hiện dã dữ liệu (Paste Values) trong excel bằng phím tắt đơn giản nhất và dễ nhất chúng ta nên sử dụng chức năng của Menu truy cập nhanh "Quick Access Toolbar". Để bắt đầu thực hiện như sau: - Bấm vào núi mũi tên sổ xuống của Quick Access Toolbar và chọn "More Commands..." như hình sau: Trong mục cài đặt chọn "All Commands" tiếp đó tìm menus "Paste Values" ở phía dưới, chọn "Add>>" để thâm vào "Quick Access Toolbar" sau đó nhấn vào menu "Paste Values" phía bên phải và dùng phím mũi tên lên xuống để đưa lên phía trên cùng sau đó nhấn "OK" để hoàn thành. Thực hiện như hình sau: Sau khi thực hiện sẽ được kết quả như hình dưới: Như vậy, bây giờ bạn đã có thể thực hiện thao tác dãn dữ liệu (Paste Values) trong excel như sau: Nhấn: "Ctrl+C" để copy. Tiếp đó nhấn giữ phím "Alt" sau đó nhấn phím số "1" để thực hiện dán dữ liệu (Paste Values). Trên đây là một vài hướng dẫ

Trước đây tôi thường dùng phần mềm ABBYY FineReader để chuyển đổi các file scan sang dạng Word để có thể chỉnh sửa. Tuy nhiên phần mềm ABBYY FineReader cần phải có bản quyền với giá không hề rẻ (khoảng 5 triệu), trên mạng cũng lan truyền rất nhiều bản ABBYY FineReader crack, tuy nhiên việc sử dụng phần mềm crack là phạm pháp. Sau một thời gian tìm kiếm thử nghiệm hầu như tất cả các phần mềm miễn phí cũng như các địa chỉ chuyển đổi online file PDF sang Word miễn phí thì chỉ có pdf2go.com là đạt yêu cầu có thể thay thế cho ứng dụng ABBYY FineReader. Trang này chỉ có nhược điểm là không tự nhận dang được các ảnh trong file PDF để chuyển ảnh đó sang file Word, tuy nhiên nhược điểm này chúng ta có thể tự khắc phục một cách đơn giản bằng cách sử dụng chức năng coppy dạng ảnh từ file PDF sau đó paste sang Word là xong. Ngoài ra  ở chế độ miễn phí thì chúng ta chỉ chuyển đổi được các file có dung lượng bé hơn 100MB Để thực hiện chuyển đổi trên pdf2go.com, các bạn thực hiện theo các bước sau: T

1. Hàm TEXTJOIN Là hàm dùng để ghép các chuỗi văn bản lại với nhau. - Cú pháp:  =TEXTJOIN(ký tự chèn, ignore_empty, text1, [text2], …) - Ký tự chèn: Là ký tự bạn muốn chèn giữa các text; - Ignore_empty: Nếu là TRUE thì bỏ qua các ô trống; - text1, [text2], ...: Các chuỗi văn bản cần kết hợp. Ví dụ:  =TEXTJOIN(" ";TRUE; "The"; "sun"; "will"; "come"; "up"; "tomorrow.") sẽ trả về "The sun will come up tomorrow." - Nếu chuỗi kết quả vượt quá 32767 ký tự (giới hạn ô) thì TEXTJOIN sẽ trả về lỗi #VALUE!. 2. Hàm SWITCH Là hàm lựa chọn các kết quả tìm kiếm và cho ra giá trị tương ứng. Cú pháp:  =SWITCH(Giá trị so sánh, Giá trị 1; Kết quả 1; Giá trị 2; Kết quả 2; ...) - Giá trị so sánh: Giá trị cần so sánh với các giá điều kiện phía sau, khớp với giá trị nào thì hàm sẽ trả về kết quả tương ứng. Khớp với "Giá trị 1" hàm sẽ cho ra "Kết quả 1", khớp với "Giá trị 2" hàm sẽ cho ra "Kết q

Có nhiều cách để định dạng số trong Excel, ở đây mình chỉ giới thiệu cách đơn giản nhất để định dạng số thường dùng. Ví dụ, để định dạng số được phân cách: Ngoài ra có thể định dạng ngày, giờ, ... theo ý mình muốn.

Bạn cảm thấy “mệt mỏi” mỗi khi phải in tài liệu từ file excel? Một cái bảng nho nhỏ thôi nhưng không hiểu sao in ra lại tốn 5 tờ giấy? Để chấm dứt tình trạng tốn thời gian, tốn giấy, tốn công sức như thế, hãy làm theo 5 bước dưới đây nếu bạn muốn có một bản in hoàn hảo. Vui Vẻ sẽ dùng file excel lộn xộn, “lung tung beng” này để minh họa cho các bạn. Nhiệm vụ của chúng ta là in nó ra một cách gọn gẽ, sạch đẹp, chỉn chu trong một trang giấy. Bắt đầu nhé!

Mô tả: Trả về ngày cuối cùng của tháng trước hoặc sau một ngày xác định (start_date). Thường dùng EOMONTH để tính toán ngày đến hạn hoặc ngày đáo hạn rơi vào ngày cuối cùng của tháng, hoặc ngày chốt số liệu tự động trong các báo cáo hàng tháng.

Tách họ và tên Giả sử chúng ta phải tách họ và tên của một danh sách người, cần tách tên riêng một cột và họ riêng một cột, bạn thực hiện như sau: - Copy lại cột B sang cột E . - Chọn vùng các tên cần tách họ và tên ở cột E - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại tìm kiếm và thay thế - Ở hộp thoại Find what chọn thẻ   Replace , trong ô Find what: hãy nhập: *_ (dấu sao và dấu cách ), còn trong ô Replace with thì không nhập gì cả. - Chọn Replace All và chờ đợi điều kỳ diệu

Trước khi các phiên bản Office 2007 ra đời, người sử dụng rất khó khăn trong việc chuyển đổi file DOC hoặc XLS sang dạng file PDF và thường phải cài thêm các phần mềm khác như: Okdo Document Converter Pro, PDF Converter Pro, Solid Converter PDF… để thực hiện công việc này. Tuy nhiên khi sử dụng các phần mềm này thì việc chuyển đổi không giữ được các định dạng giống như File gốc. Nhưng từ khi phiên bản Office 2007 hoặc cao hơn ra đời, người sử dụng có thể dễ dàng thực hiện việc xuất file sang định dạng PDF một cách dễ dàng và hơn nữa file PDF giống đến 99% so với file gốc.

Dịch thuật nhanh Office 2013 mang đến nhiều tính năng khá mới mẻ và hầu hết chúng đều chưa được người dùng khám phá, trong đó có tính năng Mini Translator language. Đây là tính năng dịch nhanh văn bản trong Word 2013 thông qua bộ máy dịch thuật Bing Translator của chính Microsoft.

Dù hiện có rất nhiều trình soạn thảo văn bản mới nhưng Microsoft Word vẫn là phần mềm phổ biến nhất. Ngoài những kỹ thuật căn bản, bạn đọc tham khảo một số mẹo nhỏ sau để có thể thật sự làm chủ công cụ soạn thảo đa năng này. Cấu hình các tùy chọn dán Khi bạn copy một đoạn văn bản từ một nguồn khác vào một văn bản Word, phần mềm này sẽ tự động giữ lại định dạng gốc của văn bản đó hoặc cung cấp cho bạn các tùy chọn để định dạng nó cho phù hợp với văn bản hiện có trên MS Word.

Khi thống kê phân tích một khối lượng dữ liệu lớn, ta có thể dùng các hàm trong Excel, hoặc dùng các Macro do người dùng tự tạo. Có một cách đơn giản là sử dụng công cụ có sẵn của Excel là Pivot Table để phân tích, thống kê dữ liệu với khối lượng lớn. Các bước thực hiện như sau: - Yêu cầu các cột dữ liệu đều phải có tiêu đề - Bôi đen khu vực dữ liệu cần phân tích  - Chọn Insert > PivotTable > PivotTable (như hình dưới)

Trong Exel cũng thế, các cài đặt mặc định là để sử dụng cho tiếng Anh, theo tiêu chuẩn của Mỹ nên có một số cài đặt không phù hợp trong tiếng Việt. Sau đây mình sẽ hướng dẫn các bạn cài đặt mặc định như sau. Mình sẽ chỉ giải thích một số cái, vì giải thích hết sẽ rất dài dòng. 1. Cài đạt font chữ mặc định:  - Vào Excel =>   Excel  Otions - Vào mục: Popular - Chọn font mặc định và kích cỡ mặc định như hình sau.

Các cài đặt mặc định trong Word là để sử dụng cho tiếng Anh, theo tiêu chuẩn của Mỹ nên có một số cài đặt không phù hợp trong tiếng Việt. Sau đây mình sẽ hướng dẫn các bạn cài đặt mặc định như sau. Mình sẽ chỉ giải thích một số cái, vì giải thích hết sẽ rất dài dòng. 1. Cài đặt tự động điền (AutoCorrect): - Vào Word => Word Otions - Chọng mục: Proofing => AutoCorrect Otion   - Bỏ chọn các mục:     Correct TWo INitial CAitals                                     Correct accidental usage of cAPs LOCK key

Cách xoá tất cả Comment và Section Break trong Word 2003 2007 2010, xoá toàn bộ comment trong word, xoá comment như thế nào, xoá section break ngắt đoạn trong word, đánh số trang bị nhảy lung tung Phần mềm soạn thảo Microsoft Word cho phép bạn dễ dàng thêm những Comment và nhiều khi bạn muốn xóa toàn bộ. Vì comment có tác dụng giải thích cho các đoạn hoặc các từ trong word nhưng nó lại làm nhỏ khổ giấy, khiến chúng ta khó đọc văn bản hơn. Xóa tất cả các comment Thao tác như sau: Bấm tổ hợp phím Ctrl+H (bật chế độ Replace). Khi đó Word sẽ hiển thị cửa sổ Find and Replace

Trộn tài liệu (Mail Merge)  Các Khái niệm: Trộn thư : Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp… Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng. Tập tin data source Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô. Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh a.   Form letter Bước  1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau

Khi coppy văn bản trên các trang Web về Word thường có nền chữ như sau: Để xóa nền chữ này ta làm như sau: Trước tiên bôi đen đoạn chữ cần xóa nền rồi vào mục > Page Layout>Page Borders>Shading> Appy to: Paragraph - Fill: No Color; > OK Sau đó vào mục > Page Layout>Page Borders>Shading> Appy to: Text - Fill: No Color; > OK

Khi coppy văn bản từ trang Web về Word thường có các đường dẫn ẩn trong văn bản (Hyperlink). Để xóa các đường dẫn này ta làm như sau: Bạn đánh dấu khối toàn bộ văn (dùng Ctrl-A), sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl-Shift-F9 để xóa hyperlink (lưu ý: nếu phần mềm gõ tiếng Việt UniKey đang chạy thì phải tắt nó trước khi nhấn Ctrl-Shift-F9)

Để sao lưu tự đồng điền (Auto Correct) trong Office Coppy file:  MSO1033.acl Trong thư mục: C:\Documents and Settings\<Account Name>\Application Data\Microsoft\Office (Trong Win 7 là thư mục:  C:\User\<Account Name>\AppData>Roaming>Microsoft>Office) lưu lại sau này nếu có cài lại Office thì coppy file đó vào đường dẫn trên là được.

Khi thực hiện lệnh “Move or coppy” sheet trong exel thì bị báo trùng tên biến như hình sau: