Chuyển đến nội dung chính

4 thủ thuật Excel dân văn phòng không nên bỏ qua

Tách họ và tên

Giả sử chúng ta phải tách họ và tên của một danh sách người, cần tách tên riêng một cột và họ riêng một cột, bạn thực hiện như sau:
- Copy lại cột B sang cột E.
- Chọn vùng các tên cần tách họ và tên ở cột E
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại tìm kiếm và thay thế
- Ở hộp thoại Find what chọn thẻ Replace, trong ô Find what: hãy nhập: *_ (dấu sao và dấu cách), còn trong ô Replace with thì không nhập gì cả.
- Chọn Replace All và chờ đợi điều kỳ diệu


Kết quả là bạn đã tách ra được tên từ danh sách tên đầy đủ rồi.
Vậy còn phần còn lại của tên thì phải làm sao? Đơn giản thôi, hãy:

- Trỏ chuột qua ô D3 
- Nhập công thức sau: =LEFT(B3,LEN(B3)-LEN(E3)) 
- Kéo xuống các ô còn lại 

Vậy là bạn đã có 1 danh sách họ riêng, tên riêng hoàn chỉnh:


Hàm SUMIF

Ví dụ tổng kết số lượng khách hàng theo các ngày trong tuần, với bài này, hãy làm như sau đây nha:
- Để trỏ chuột tới ô G3
- Nhập công thức: =SUMIF($B$3:$B$13,F3,$C$3:$C$13) (Với $B$3:$B$13 là ô để bạn lấy điều kiện, F3 là điều kiện, còn ô $C$3:$C$13 là ô dữ liệu mà excel sẽ cộng lại dựa trên điều kiện bạn đưa ra, ký hiệu $ là để cố định khu vực tìm kiếm và khu vực lấy dữ liệu để khi bạn kéo công thức xuống các hàng phía dưới không bị thiếu do công thức tự dịch chuyển khu vực tìm kiếm và lấy dữ liệu nếu không được cố định.) 

Kết quả là:



Hàm VLOOKUP

Nếu như mấy hàm trên kia chỉ là bí kíp nhỏ lẻ, hàm VLOOKUP là đỉnh cao của Excel. Là dân văn phòng, không ít trường hợp bạn sẽ phải dùng đến nó đó.

Ví dụ có một danh sách gồm nhiều người và hệ số lương của họ, tìm hệ số lương của 2 người nào đó. Thật ra lọc ra 2 người trong một danh sách ít người thì rất đơn giản, nhưng đối với danh sách hàng nghìn người thì việc sử dụng hàm mới hiệu quả.

- Để trỏ chuột vào ô H3 
- Nhập vào công thức: =VLOOKUP(G3,$B$3:$C$13,2,FALSE) (với G3 là ô chứa tên người cần tìm, $B$3:$C$13 là bảng thông tin cần trích xuất, 2 là vị trí cột cần lấy thông tin, FALSE để khi không tìm thấy thì báo lỗi, ký tự $ là để cố định khu vực bảng dữ liệu để khi kéo công thức xuống phía dưới không làm dịch chuyển khu vực tìm kiếm-Để cố định, sau khi chọn khu vực dữ liệu bạn ấn F4 trên bàn phím để cố định)

Vậy là xong, bạn sẽ có ngay kết quả như bên dưới:


Conditional formatting

Conditional formatting dùng để lầm nổi số liệu cho dễ theo dõi.

Ví dụ có danh sách nhiều người, bạn muốn làm nổi những người có hệ số cao hơn 3,00 thì thực hiện như sau:
- Vào Conditional Formatting => Highlight Cells Rules => Greater Than ...


- Tiếp theo nhập giá trị điều kiện vào và nhấn OK sẽ được như sau:



- Nếu bạn không thích màu chữ, kiểu chữ mặc định có thể vào mục Custom Format... để thay đổi theo ý muốn.



Nhận xét

BÀI ĐĂNG PHỔ BIẾN

Cách thay đổi font chữ sticky note

Sticky Note – 1 ứng dụng ghi chú trên máy tính, ứng dụng này cho phép bạn lưu lại những gì cần thiết khi cần phải nhớ 1 vấn đề nào đó, hoặc ghi lại 1 khoảng thời gian nào đó… Sticky Note cho sẽ là 1 ứng dụng tuyệt cho bạn để có thể giúp bạn trong công việc và cuộc sống của mình. Để sử dụng chương trình bạn vào: Start => All Programs => Accessories => Sticky Notes Với font chữ mặc định thì khi đánh chữ bằng tiếng việt vào sẽ bị lỗi, vì vậy để sử dụng với tiếng việt bạn cần đổi font mặc định cho Sticky Notes

Nút "Run" của Windows 10 ở đâu?

Để chạy chương trình Run (Run Command) bạn có thể thực hiện theo nhiều cách như sau.

Khi move or coppy sheet trong Exel thì bị báo trùng tên biến

Khi thực hiện lệnh “Move or coppy” sheet trong exel thì bị báo trùng tên biến như hình sau:

Nút RUN trên Windows 11 ở đâu?

Trên Windows 7, Windows 10 và Windows 11 thì nút RUN không mặc định xuất hiện ở Menu Start. Nên để chạy một số lệnh trực tiếp thường phải nhấn nút: " + R" trên bàn phím để chạy nên nhiều khi khá bất tiện. Để cho xuất hiện nút "RUN" trên menu Start ta thực hiện các bước như sau. Nhấn vào nút "Start" của Windows 11, gõ chữ "run" vào ô tìm kiếm trong Menu Start, nó sẽ hiện ứng dụng "Run App" ở phía dưới, tiếp theo nhấn chuột phải vào "Run App" phía dưới và chọn "Pin to Start".

Các hàm thường dùng trong Exel

Một số hàm thông dụng sau: Hàm LEFT, Hàm RIGHT, Hàm MID, Hàm LEN, Hàm VALUE, Hàm PRODUCT, Hàm MIN, Hàm MAX, Hàm AVERAGE, Hàm SUM, Hàm IF, Hàm VLOOKUP, Hàm HLOOKUP, Hàm INDEX, Hàm MATCH,... 

Sao lưu tự động điền - AutoCorrect

Để sao lưu tự đồng điền (Auto Correct) trong Office Coppy file:  MSO1033.acl Trong thư mục: C:\Documents and Settings\<Account Name>\Application Data\Microsoft\Office (Trong Win 7 là thư mục:  C:\User\<Account Name>\AppData>Roaming>Microsoft>Office) lưu lại sau này nếu có cài lại Office thì coppy file đó vào đường dẫn trên là được.

In trong Excel – 5 bước cực dễ để có bản in đẹp hoàn hảo

Bạn cảm thấy “mệt mỏi” mỗi khi phải in tài liệu từ file excel? Một cái bảng nho nhỏ thôi nhưng không hiểu sao in ra lại tốn 5 tờ giấy? Để chấm dứt tình trạng tốn thời gian, tốn giấy, tốn công sức như thế, hãy làm theo 5 bước dưới đây nếu bạn muốn có một bản in hoàn hảo. Vui Vẻ sẽ dùng file excel lộn xộn, “lung tung beng” này để minh họa cho các bạn. Nhiệm vụ của chúng ta là in nó ra một cách gọn gẽ, sạch đẹp, chỉn chu trong một trang giấy. Bắt đầu nhé!

Sử dụng hàm EOMONTH () xác định ngày cuối tháng của một tháng

Mô tả: Trả về ngày cuối cùng của tháng trước hoặc sau một ngày xác định (start_date). Thường dùng EOMONTH để tính toán ngày đến hạn hoặc ngày đáo hạn rơi vào ngày cuối cùng của tháng, hoặc ngày chốt số liệu tự động trong các báo cáo hàng tháng.

Địa chỉ chuyển đổi file PDF sang Word online miễn phí tốt nhất từng dùng

Trước đây tôi thường dùng phần mềm ABBYY FineReader để chuyển đổi các file scan sang dạng Word để có thể chỉnh sửa. Tuy nhiên phần mềm ABBYY FineReader cần phải có bản quyền với giá không hề rẻ (khoảng 5 triệu), trên mạng cũng lan truyền rất nhiều bản ABBYY FineReader crack, tuy nhiên việc sử dụng phần mềm crack là phạm pháp. Sau một thời gian tìm kiếm thử nghiệm hầu như tất cả các phần mềm miễn phí cũng như các địa chỉ chuyển đổi online file PDF sang Word miễn phí thì chỉ có pdf2go.com là đạt yêu cầu có thể thay thế cho ứng dụng ABBYY FineReader. Trang này chỉ có nhược điểm là không tự nhận dang được các ảnh trong file PDF để chuyển ảnh đó sang file Word, tuy nhiên nhược điểm này chúng ta có thể tự khắc phục một cách đơn giản bằng cách sử dụng chức năng coppy dạng ảnh từ file PDF sau đó paste sang Word là xong. Ngoài ra  ở chế độ miễn phí thì chúng ta chỉ chuyển đổi được các file có dung lượng bé hơn 100MB Để thực hiện chuyển đổi trên pdf2go.com, các bạn thực hiện theo các bước sau: T